Giữa một thế giới bận rộn như hiện tại, thật dễ dàng để chúng ta rơi vào căng thẳng và “bùng cháy” bởi hàng tá nhiệm vụ, từ công việc, học tập, chăm sóc bản thân cho đến việc dành thời gian cho các mối quan hệ xung quanh. Phải nói, dù có hơn 24h mỗi ngày đi chăng nữa, chúng ta cũng khó có thể nào cân bằng và hoàn thành hết danh sách công việc cần làm. Chính vì thế, mình đã tìm đến những phương pháp tổ chức, quản lý công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, cuộc sống cá nhân,.. để có thể tập trung và bắt đầu làm từ những điều quan trọng nhất.
1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mục tiêu
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa mục tiêu và các ưu tiên, vì chúng thường đi song hành với nhau. Mình cũng từng phân vân như thế, nên trước khi bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên, chúng ta cần làm rõ sự khác nhau giữa mục tiêu và các ưu tiên. Mục tiêu là điều bạn muốn đạt được, trong khi ưu tiên là những việc cụ thể quan trọng và chiếm phần lớn thời gian mỗi ngày của bạn để đạt được mục tiêu.
Ví dụ: Nếu mục tiêu của bạn là học được một kỹ năng mới, thì các ưu tiên của bạn sẽ là lên kế hoạch, bắt đầu học và vận dụng kỹ năng đó vào thực tế.
Thực tế, việc ưu tiên nhiệm vụ này hơn nhiệm vụ khác không phải là chuyện dễ dàng, đặc biệt khi tất cả các nhiệm vụ bề ngoài hầu như đều quan trọng và đều có vẻ khẩn cấp. Vì thế, chúng ta rất cần một “lộ trình” cụ thể để có thể thiết lập các ưu tiên của mình một cách thẳng thắn mà ít căng thẳng hơn.
Hãy liệt kê các việc cần làm theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, và bắt đầu thực hiện chúng theo thứ tự ưu tiên của từng mục tiêu:
Ngắn hạn
Những nhiệm vụ cần hoàn thành trước khi hết tuần, hết ngày hôm nay hay trong vài tiếng đồng hồ tiếp theo.
Dài hạn
Những nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được một mục tiêu lâu dài, bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ khác nhau mà bạn cần ghi ra để bắt đầu làm từng bước một.
Ví dụ: Bạn có mục tiêu đỗ Đại học vào năm sau, bạn cần lập ra danh sách bao gồm tất cả những bài cần ôn luyện và bắt đầu ôn từng bài một cho đến khi hoàn thành mục tiêu.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo tính chất công việc với Ma trận Eisenhower
Ma trận giúp ta phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp, để đưa ra quyết định ưu tiên làm việc nào trước, làm việc nào sau cũng như loại bỏ những việc gây lãng phí thời gian, giúp tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc.
Cách áp dụng: Sau khi lập danh sách việc cần làm, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng như sau:
Quan trọng, khẩn cấp - Làm ngay
Đây là những nhiệm vụ quan trọng với bạn nhưng cần rất ít nỗ lực để hoàn thành, hãy bắt tay vào làm ngay.
Ví dụ: Một cuộc họp, trả lời email, tin nhắn công việc khẩn cấp, các việc bạn đang trì hoãn...
Quan trọng, không khẩn cấp - Lên kế hoạch
Đây là những nhiệm vụ quan trọng, nhưng cần rất nhiều thời gian và nỗ lực mới có thể hoàn thành. Vì thế hãy chia nhỏ chúng và lên kế hoạch để thực hiện từng bước một.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển bản thân, viết một quyển sách, lập kế hoạch kinh doanh,...
Không quan trọng, khẩn cấp - Ủy nhiệm
Đây là những nhiệm vụ cần rất ít nỗ lực để hoàn thành, ít quan trọng nhưng lại đột ngột xuất hiện. Bạn có thể dành khoảng thời gian trống để thực hiện hoặc ủy nhiệm cho một người khác làm thay.
Ví dụ: Đặt lịch họp, đặt vé máy bay, vận chuyển hàng,...
Không quan trọng, không khẩn cấp - Loại bỏ
Đây là những nhiệm vụ ít quan trọng và không đem lại lợi ích đáng kể nào cho bạn. Vì thế, bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho những việc này để tránh lãng phí thời gian của bản thân.
Ví dụ: Lướt mạng xã hội, xem tivi,...
Khi áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ cần ưu tiên để có thể tập trung vào những việc thật sự quan trọng hơn là những việc khẩn cấp nhưng không thực sự tạo ra giá trị cho bản thân.
Trên đây là những cách mà mình đã và đang sử dụng để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc của mình. Tuy nhiên, không có phương pháp nào sẽ phù hợp và hoàn hảo cho mọi người, mọi hoàn cảnh, vì thể bạn hãy cân nhắc, áp dụng và cá nhân hóa cách đặt thứ tự ưu tiên cho chính mình để đạt được hiệu quả mong muốn. Bạn cũng có thể tham khảo một số phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên khác như:
Phương pháp Ivy Lee
Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm theo thứ tự ưu tiên, sau đó tập trung làm vào hôm sau và lặp lại quy trình này mỗi ngày.
Phương pháp ABCDE
Gán cho mỗi mục nhiều cấp bậc ưu tiên khác nhau từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất). Ở những việc hạng A, lại gán vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành và bắt đầu thực hiện theo tứ tự ưu tiên đó.
Eat that frog
Bạn nên lao vào làm công việc quan trọng nhất khi bắt đầu một ngày vì nếu việc đầu tiên bạn làm trong ngày là một việc rất khó nhưng quan trọng, nó sẽ tạo động lực, và truyền năng lượng để bạn làm những việc còn lại.
Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống của chính mình để không còn phải đối mặt với sự hỗn độn và quá tải nữa.
“Thy và những câu chuyện nhỏ” #171 08/05/2022
Comments