Nếu như ở hai bài viết trước trong chuỗi Nhật kí thực tập của mình mình đã chia sẻ về
LÀM SAO ĐỂ TỰ XIN ĐƯỢC VIỆC THỰC TẬP KẾ TOÁN KHI CHƯA CÓ KINH NGHIỆM thì ở bài viết này mình sẽ chia sẻ về Những điều mình thực sự được làm khi là thực tập sinh kế toán. Mình xin nhắc lại một lần nữa đây chỉ là những trải nghiệm cá nhân của mình ở công ty, không phải khuôn mẫu chung cho tất cả các công ty, nên mình hi vọng bạn hãy xem đây như những thông tin mang tính chất tham khảo và chuẩn bị tinh thần sẵn sàng trước khi đi thực tập thôi nhé. Mình sẽ kể theo thứ tự từ dễ đến khó theo đánh giá của cá nhân mình.
1. Đóng hồ sơ, đóng lỗ, gỡ ghim và các thể loại khác.
Có thể nhiều bạn sẽ nghĩ đây là những công việc quá dễ dàng, tuy nhiên sự thật thì không hề như thế, trong phòng kế toán sẽ có rất nhiều đồ văn phòng phẩm mới mẻ mà bạn chưa bao giờ được nhìn thấy và tiếp cận thế nên chuyện đóng hồ sơ cũng bỗng nhiên trở thành một việc rất khó khăn với bạn đấy. Chỉ kể riêng việc đóng và cất giữ hồ sơ thôi cũng đã có rất nhiều thứ cần phải học hỏi: Có khá nhiều loại bìa và khá nhiều cách đóng hồ sơ nên mỗi khi bạn nghe các chị kêu “Đóng hồ sơ này giúp chị đi em!", bạn phải hỏi kĩ xem cần đóng vào bìa giấy, bỏ trong tập hồ sơ, hay loại bìa hồ sơ có còng… nói chung là sơ sơ cũng là thấy rất nhiều cái. Mình sẽ kể sơ một vài dụng cụ mà bạn có thể nghe, khi được yêu cầu đóng hồ sơ như: Bìa hồ sơ có, Bìa lá, miếng lót bìa, tập hồ sơ, đóng lỗ, ghim bấm các loại, đồ gỡ ghim bấm, kẹp bướm các kích cỡ… và còn rất nhiều món nữa.
Việc đóng lỗ và mở ghim cũng cần phải có kỹ thuật chứ không phải tự nhiên là bạn sẽ biết, nên khi được giao bất cứ việc gì phải hỏi kỹ là cần làm như thế nào, nếu được thì hãy nhờ các bạn đã biết làm hướng dẫn cho nhé, đừng làm bừa, vì đó là chứng từ không phải giấy nháp, “sai một li sẽ đi một dặm” đấy (Cười)
2. Sử dụng máy móc, thiết bị của công ty
- Máy tính cố định: Ở một vài công ty bạn cần sử dung máy tính bàn cố định của công ty mới có thể truy cập vào mạng nội bộ lấy dữ liệu cũng như kết nối với các thiết vị khác trong công ty. Chính vì thế bạn nào mà chưa từng biết đến cái máy tính để bàn hay cái CPU thì tìm hiểu sơ qua trước đi nhé, tranh trường hợp không biết mở máy, không truy cập được mạng nội bộ thì “quê” lắm đấy.
- Điện thoại bàn: Dùng để trao đổi liên hệ giữa các phòng ban trong công ty, muốn gọi ra bên ngoài chúng ta cần thêm một mã số công ty quy định, nên khi được nhờ gọi ra bên ngoài bạn cần hỏi xem là phải gọi như thế nào, tránh trường hợp gọi nhầm làm phiền người khác.
- Máy in, photo, scan, fax, in hóa đơn...: Đây là những thiết bị khá lạ lẫm với các thực tập sinh như chúng ta, nhưng lại là việc mà bạn sẽ được "nhờ" làm nhiều nhất trong các ngày đầu tiên làm ở công ty. Những điều cần lưu khi sử dụng các thiết bị này mà mình đã rút ra chính là: Cách bật tắt máy đúng quy định, cách thêm giấy và cách xử lý khi đang in bị kẹt giấy, cách in 1 mặt, 2 mặt, cách photo 1 mặt, 2 mặt và photo hàng loạt, cách chỉnh mực in và khổ giấy, cách chọn điểm cuối để scan dữ liệu tránh trường hợp scan nhầm vào máy của các phòng ban khác….
-
3. Photo, sắp xếp, lưu giữ bản sao của một bộ dữ liệu
Khi được giao nhiệm vụ này, các chị sẽ đưa cho bạn một bộ chứng từ gốc và nhờ bạn lưu giữ trong hồ sơ lưu giữ của công ty, tuy nhiên bạn đừng nghĩ đơn giản là chỉ cần mang hết đống chứng từ đó ra rồi đóng vô bìa hồ sơ thôi nhé. Khi được giao bất cứ thứ gì bạn cần hỏi kĩ yêu cầu của các chị là photo chứng từ gì, cái nào sẽ được lưu bản gốc, cái nào xếp phía trên, cái nào ở dưới vì mình nhấn mạnh chứng từ phải được xếp theo đúng thứ tự và quy định của công ty.
Ví dụ 1: Khi được giao sắp xếp một bộ chứng từ về thu, chi trong tháng bạn cần sắp số phiếu thu, phiếu chi theo đúng số thứ tự, tiếp theo là photo các hóa đơn đỏ và hóa đơn điện tử để vào bộ hồ sơ lưu trữ, còn hóa đơn gốc sẽ được giữ riêng. Với phiếu thu và phiếu chi sẽ có 2 bản có đây đủ chữ kí của những người liên quan, một bản do phòng kế toán giữ, bản còn lại do thủ quỹ giữ nên khi đóng hồ sơ bạn cũng phải lưu ý điều này nhé.
Ví dụ 2: Khi được giao lưu trữ bộ chứng từ ngân hàng, bạn cần photo ủy nhiệm chi đã được thực hiện ở ngân hàng, hóa đơn đỏ kèm bản kê nếu có. Thứ tự sắp xếp thông thường cho loại chứng từ này sẽ là ủy nhiệm chi đến giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa, hóa đơn đỏ, và cuối cùng là các chứng từ liên quan khác.
4. Xuất hóa đơn đỏ
Đối với công ty mình sẽ có 2 loại hóa đơn đỏ:
- Hóa đơn xuất từ máy cho các khách hàng sỉ và mua với số lượng lớn
- Hóa đơn viết tay: Đây là loại truyền thống mà chúng ta từng được học ở trường, nhưng ở cấp độ nâng cấp và thực tế, công ty mình dùng để xuất cho các khách hàng lẻ khi họ yêu cầu. Mình nói thật đây là 'nỗi ám ảnh kinh hoàng" của một thực tập sinh kê toán. Vì sao mình nói như vậy à, vì sai một li chúng ta sẽ đi cả một tờ hóa đơn, đối với các bạn nếu không đủ cẩn thận có thể lần đầu tiên viết sẽ phải viết sai đến 3-4 lần. Những lưu ý khi viết hóa đơn đỏ mà mình rút ra:
+ Phải tập trung toàn bộ tâm trí đừng để bất cứ ai quấy rầy làm phiền, vì có khi bạn đang viết đến chữ cuối cùng rồi mà nghe bạn đồng nghiệp hỏi về một vấn đề nào đó, bạn sẽ viết sai ngay lập tức và hậu quả là phải bỏ một tờ hóa đơn.
+ Đối với hàng hóa, thức ăn nước uống được xuất bán lẻ, giá trên hóa đơn thanh toán thường đã bao gồm VAT, chính vì thế khi ghi hóa đơn bạn phải tính ra đơn giá gốc để ghi vào phần đơn giá chứ không phải thấy gì ghi đó. Đơn giá hàng hóa sẽ làm tròn đến 2 chữ số thập phân, còn thành tiền thì là số nguyên không có số thập phân nha. Những thứ chúng ta hay quên nhất chính là quên ghi mã hàng hóa, quên ghi tỉ lệ phần trăm thuế, quên kí tên,…
+ Những thứ dễ sai nhất chính là tên công ty, địa chỉ công ty và MÃ SỐ THUẾ, đây là những mục phải đặc biệt lưu ý vì chỉ cần một cái sai đơn giản trong khi bạn đã gửi liên 2 đến cho khách hàng thì công ty buộc phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thậm chí phải làm biên bản thu hồi để hủy tờ hóa đơn đấy và xuất một tờ hóa đơn khác. Tuy nhiên đây là một quá trình không hề dễ dàng, rất phiền đến các anh chị Kế toán trong công ty, vì thế bạn phải thật sự cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi nhé. Một ví dụ điển hình cần tránh chính là khi tên công ty là Công ty TNHH A&B thì bạn phải ghi vào y hệt như thế chứ đừng sửa thành A và B cho đẹp nha!
+ Phải gạch chéo phần thừa khi bạn không ghi hết 10 dòng của tờ hóa đơn để tránh bị sửa đổi và làm giả số liệu, cái này khá nguy hiểm đấy nhé. Còn nếu hàng hóa nhiều hơn 10 thì phải làm gì, ghi tràn xuống dưới luôn hay sao?Ôi không, bạn cần làm một bảng kê đính kèm theo tờ hóa đơn thì mới là một hóa đơn hợp lệ nha.
+ Cách đóng dấu công ty, bạn nghĩ chúng ta nên đóng con dấu ở chỗ nào? Lúc này bạn chỉ là người xuất hóa đơn nên bạn phải đóng dấu theo đúng chiều treo lên góc trống phía trên bên trái của tờ hóa đơn, bạn phải đóng con dấu ở 3 liên luôn.
+ Rồi bây giờ đến lúc gửi hóa đơn đi thì phải gửi như thế nào? Hay là gửi cả 3 liên đi luôn? Bạn chỉ gửi cho khách hàng liên 2 (liên đỏ) thôi nhé. Cái này chắc ai học kế toán thì cũng biết rồi nên mình chỉ nhắc nhẹ thôi phòng khi bị quên giữa chừng. Đối với liên 1 và liên 3 bạn sẽ lưu lại theo quy định của công ty.
+ Lưu ý đối với việc lấy hóa đơn ra để viết, bạn cần lấy theo đúng số hóa đơn, thông thường mỗi ngày công ty sẽ bỏ ra 1 số hóa đơn nhất định vào đầu ngày trước khi bắt đầu xuất hóa đơn, nên khi được giao nhiệm vụ này bạn phải hỏi xem là công ty quy định như thế nào nhé. Đối với việc gấp hóa đơn để bỏ vào bì thư gửi cho khách hàng thì kích thước chuẩn là bạn sẽ gấp thành 3 phần và nếp gấp ở dưới mã số thuế.
5. Xử lý chứng từ kí gửi, chuyển kho và xuất bản cứng ra lưu trữ
Đối với những công ty bán hàng thông qua kênh trực tiếp như cửa hàng, siêu thị cũng như bán thông qua kênh thương mại điện tử của riêng công ty và các kênh khác như Tiki, Lazada, Shopee, Sendo,..sẽ có thêm những công việc này. Trong quá trình thực tập, mình có được làm chứng từ chuyển kho thông qua phần mềm quản lý. Các doanh nghiệp bán lẻ thì công việc này sẽ có khối lượng rất lớn mỗi tháng nên bạn nên lưu ý khi chọn loại hình công ty để thực tập nhé. Sau khi làm thủ tục trên phần mềm thì chúng ta cần xuất bản cứng để lưu trữ vào bộ hồ sơ để tiện việc đối chiếu sau này nhé.
6. Hạch toán một số khoản mục
Lúc đi thực tập mình cũng được các chị trong phòng kế toán hướng dẫn hạch toán doanh thu ở các cửa hàng và nhà hàng của công ty. Vì phần hạch toán đã được cài đặt sẵn số tài khoản và khuôn mẫu trên phần mềm của công ty rồi nên mình không phải lăn tăn cách hạch toán nữa. Tuy nhiên một vài lưu ý khi hạch toán doanh thu là phải phân biệt tiền mặt, tiền ngân hàng (trả qua thẻ) và VNMM để hạch toán thuế cho phù hợp nhé.
7. Chuẩn bị chứng từ thanh toán quốc tế.
Công ty mình là công ty nhập khẩu hoàn toàn từ nước ngoài nên mình được tiếp cận thêm với chứng từ thanh toán quốc tế. Lúc này, mình khá hối hận khi học môn Thanh toán quốc tế khá hời hợt, nếu không mình đã có thể biết nhiều hơn về thủ tục thanh toán này của công ty. Thực tập sinh như tụi mình thì chưa có thể chuẩn bị chứng từ quan trọng này, nhưng mình có cơ hội xem qua cũng như mang đến ngân hàng để nhân viên bộ phận thanh toán quốc tế kiểm tra hồ sơ để thực hiện cho công ty. Đến đây mình được hiểu thêm rất nhiều điều bổ ích về hồ sơ này vì cả về khoảng cách dòng cũng phải đúng quy định nữa.
8. Thực hiện ủy nhiệm chi
Đa số công ty sẽ có sẵn form ủy nhiệm chi sẵn nên mình không phải lo về vấn đề này. Cái mình cần lưu ý chính là phải ghi đúng số tiền (bằng số và chữ), đơn vị tiền tệ và cả nội dung của ủy nhiệm chi. Sau đó, để thực hiện ủy nhiệm chi, chúng ta cần in ra 2 bản đúng kích thước A4 và có chữ ký của Kế toán trưởng và Trưởng đơn vị (Người đứng tên trên tài khoản ngân hàng). Tiếp theo là đóng con dấu của công ty đúng theo quy định và chuẩn bị giấy giới thiệu để mang ủy nhiệm chi ra ngân hàng tiến hành thực hiện. Khi đi thực hiện ủy nhiệm chi, bạn phải mang theo CMND vì ngân hàng phải lập mã khách hàng để thực hiện cho bạn. Cuối cùng là nhờ các chị giao dịch viên trong ngân hàng thực hiện cho mình, sau đó ngân hàng sẽ giữ lại một bản và trả lại cho mình một bản. Khi mang về công ty thì chúng ta cần photo Ủy nhiệm chi để lưu vào chứng từ ngân hàng của công ty theo đúng quy định.
9. Các thể loại rút tiền, nộp tiền, chuyển khoản
Không lấy gì làm lạ đây chính là hoạt động diễn ra thường xuyên và hằng ngày của nhân viên phòng kế toán kể cả thực tập sinh. Một vài lưu ý trong công việc này mà mình đã rút ra:
- Đối với rút tiền, nếu số tiền lớn so với mức cho phép của ngân hàng bạn phải dùng đến Séc chứ không phải giấy rút tiền bình thường. Chính vì thế bạn phải thật sự cẩn thận vì bạn chính là người kí lên séc và là người chịu trách nhiệm chính đối với khoảng tiền đó. Đồng thời khi dùng séc bạn cần có giấy giới thiệu có chữ ký của trưởng đơn vị.
- Đối với chuyển khoản bạn cần lưu ý tên công ty/ đơn vị cần chuyển để viết cho đúng cũng như sẽ chọn hình thức bên người nhận chịu phí hay bên mình chịu phí nhé.
- Đa số các hoạt động đều cần mang theo giấy chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu của công ty.
- Tất cả các chứng từ khi thực hiện các giao dịch ngân hàng đều phải được giữ lại và lưu vào hồ sơ của công ty.
- Khi được giao đi rút tiền, nộp tiền với số tiền lớn bạn nên nhờ thêm người đi chung cho an toàn đấy nhé!
10. Đối chiếu quỹ tiền mặt, ngân hàng và số tiền thực tế của thủ quỹ.
Có thể nói đây chính là công việc khó khăn nhất mà mình từng được làm. Vì mình chỉ là thực tập sinh nên không được truy cập vào quỹ của công ty thông qua laptop cá nhân mà phải dùng máy tính cố định của công ty và cũng không được cấp quyền truy cập để tải file của thủ quỹ về nên việc đối chiếu chênh lệch diễn ra khá khó khăn. Đồng thời, mình còn phải so sánh số liệu từ 2 nguồn trên với số liệu trên hồ sơ cứng đã lưu của công ty xem có trùng khớp hay không nữa. Đây quả thật là một công việc đòi hỏi tính kiên nhẫn và cẩn thận.
Trên đây là một vài công việc chính mà mình thực sự được làm trong quá trình thực tập kế toán của mình. Bên cạnh đó ở công ty còn có rất nhiều công việc khác nhưng sẽ được các bạn thực tập sinh khác đảm nhiệm như đối chiếu công nợ, kê khai thuế, gửi hóa đơn, liên hệ với nhân viên chi nhánh… Quả thực, chỉ sau khoảng hai tháng thực tập ngắn mình đã học được khá nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế mà ở trường Đại học mình chưa được học. Tuy còn nhiều việc mình chưa được biết cũng như trải nghiệm, nhưng hi vọng những chia sẻ về những việc mình thực sự được làm ở công ty có thể giúp những bạn sắp thực tập sinh kế toán hiểu thêm và rút kinh nghiệm cho chính mình để có một kì thực tập thật tốt, học hỏi thêm được những kinh nghiệm thực tế và đạt kết quả cao trong báo cáo thực tập của mình.
“Thy và những câu chuyện nhỏ” #51
02/10/2019