Trước tiên, mình muốn chia sẻ đây chỉ là những đúc kết của riêng bản thân mình sau khi trải nghiệm và rèn luyện các kỹ năng giúp tối ưu năng suất và làm chủ công việc, chứ không phải là một quy chuẩn chung cho tất cả mọi người hay cho tất cả các công việc. Để tối ưu năng suất và làm chủ công việc của chính mình, mình nghĩ mỗi người phải hiểu bản thân thật sự cần gì, mình phù hợp với cách làm việc nào và cách làm chủ công việc của ngành nghề và vị trí mà mình đang theo đuổi.
1. Chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần là yếu tố then chốt
Dường như đây luôn là khía cạnh mình luôn đặt lên hàng đầu ở nhiều bài viết liên quan đến năng suất và công việc bởi chúng ta không thể bất chấp mọi thứ để thành công. Sự, nếu không có sức khỏe dường như ta không thể làm điều gì tiếp theo huống chi là tối ưu hóa năng suất hay làm chủ công việc. Những điều mình làm để giữ gìn sức khỏe thể chất và tinh thần:
Cố gắng ngủ đủ giấc
Rèn luyện thể chất
Ăn đủ dinh dưỡng, uống đủ nước
Nạp thực phẩm (chức năng) bổ sung giúp nâng cao sức khỏe như vitamin C, A, collagen, yến sào,...
Chăm sóc sức khỏe tinh thần, học cách thư giãn đầu óc, thiền, giải trí, ngắt bớt kết nối không cần thiết đúng lúc.
Nhận biết các dấu hiệu về sức khỏe thể chất và tinh thần đúng lúc để kịp thời phục hồi nhanh chóng.
2. Kết hợp linh hoạt các phương pháp tối ưu năng suất và làm chủ công việc
Để kể ra những phương pháp dùng để tối ưu năng suất và làm chủ công việc mà mình từng tìm hiểu thì có quá nhiều, tuy nhiên điều quan trọng là phải chọn được phương pháp phù hợp với bản thân mình và kết hợp được chúng một cách linh hoạt nhất. Và những phương pháp mà bản thân mình đã chọn được để kết hợp linh hoạt và tạo ra hiệu quả thiết thực trong công việc:
Trang bị và nâng cao khả năng chuyên môn và kỹ năng mềm càng sớm càng tốt: tư duy phản biện, tự học có chủ đích, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, tin học văn phòng, ngoại ngữ,...
Luôn giữ tư duy mở và chủ động tìm cách cải tiến phương pháp giúp làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn
Học cách quản lý năng lượng thay vì chỉ quản lỳ thời gian
Thiết lập mục tiêu công việc hiệu quả - SMART: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Thực tế), Time-bound (Ràng buộc thời gian).
Thiết lập hệ thống quản lý lượng công việc và lập kế hoạch chi tiết
Phân loại công việc, chia nhỏ từng hạng mục công việc
Tập trung vào những điều quan trọng ở từng thời điểm và hoàn cảnh cụ thể thông qua các quy tắc Pareto 80/20, quy tắc 4 lò lửa,...
Thiết lập ưu tiên theo Ma trận Eishenhower
Thiết lập kỷ luật và rèn luyện thói quen theo phương pháp thói quen "nguyên tử"
Sử dụng kỹ thuật/công cụ quản lý thời gian như time blocking, batching, pomodoro,..
Kiểm soát tâm trí và tập trung, "bạn không cần nhiều thời gian hơn, bạn cần tập trung hơn"
Học cách nói không trong những trường hợp nhất định
Tối giản hóa và giới hạn sự lựa chọn
Giảm trì hoãn, học cách tinh gọn quy trình, áp dụng quy tắc 2 phút, tìm hiểu tổng quan những việc cần làm trước khi trì hoãn, để dự tính thời gian sẽ hoàn thành sau khi kết thúc sự trì hoãn của mình
Học cách làm nhiều việc cùng lúc (multitasking) đối với một số công việc nhất định một cách có kế hoạch và kiểm soát.
3. Làm chủ bản thân khi gặp vấn đề trong công việc
Chưa đề cập đến vấn đề đang đến với mình là gì, phức tạp đến mức nào, nhưng vấn đề cần chú trọng đầu tiên là cách bản thân tiếp cận và đối diện với vấn đề đó. Và dưới đây là những cách mình học được và áp dụng trong việc đó:
Giữ bình tình, hít thở sâu, chậm lại một nhịp
Tự trấn an bản thân, "đừng bất ngờ với những điều không bất ngờ"
Giữ tâm thế chủ động và khả năng ứng biến linh hoạt
Tư duy hướng đến giải pháp giải quyết vấn đề
Sử dụng tư duy phản biện để phân tích vấn đề
Có lẽ những chia sẻ ngắn gọn trên đây quá đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể tìm hiểu và biết đến chỉ bằng vài cú click chuột. Tuy nhiên, để đúc kết ra được những điều thật sự phù hợp với bản thân mình và có thể áp dụng một cách linh hoạt, thuần thục để thật sự tối ưu hóa năng suất và làm chủ công việc là một điều rất khó đạt được. Mình cũng vậy, mình đã mất khoảng 7-8 năm từ lúc bắt đầu tìm hiểu, áp dụng, thử đi thử lại mới có thể đạt được mức tối ưu năng suất và làm chủ công việc như hiện tại. Có những lúc mình cũng không thể kỷ luật dù biết rõ những gì mình cần làm, nhưng mình nhận ra, quan trọng là mình cần biết lý do tại sao mình bắt đầu và quay trở về với những gì mình đã đề ra ban đầu.
“Thy và những câu chuyện nhỏ” #182
28/10/2023