Hè vừa rồi, mình có một cuộc thực tập hè ngắn khoảng hai tháng về chuyên ngành Kế toán ở một công ty thuộc mảng Nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng của Ý, có các cửa hàng ở bên ngoài, cửa hàng ở hệ thống các siêu thì và cả các sàn thương mại điện tử. Lúc trước, mình nghĩ Kế toán khá đơn giản, chỉ việc nhập sổ sách và lên báo cáo thế thôi, cho đến khi mình đi thực tập, mình mới hiểu ra mức độ phức tạp thực sự của ngành nghề mình đang theo học và công việc tương lai của mình.
Sau đây mình sẽ gửi đến các bạn những bài học "xương máu" mình rút ra được sau kì thực tập cũng như những việc bạn cần tránh để có thể tạo ấn tượng tốt trong công ty. Nhưng trước hết, khi nhận được việc rồi thì bạn đừng quên gửi mail phản hồi cho Nhà tuyển dụng. Bước này cần được thực hiện ngay cả khi bạn không được nhận vào làm ở công ty. Thời đại văn minh, người trẻ chúng ta cũng nên học cách ứng xử thông minh ngay từ bây giờ.
1. Chào hỏi đồng nghiệp cấp trên
Sự thật mất lòng, bạn đừng tưởng học kế toán quá nhiều về chuyên ngành thì mình phải thể hiện thôi, ngày đầu đi thực tập mà đòi hạch toán hay lên báo cáo cho công ty là một điều hết sức không tưởng. Thế thì, ngày đầu đi thực tập chúng ta cần làm gì?
Đây là một điều hết sức cần thiết để tạo ấn tượng tốt với mọi người, trong thời gian tiếp theo ở công ty bạn sẽ thấy “dễ thở” hơn và không bị lạc lõng trong một thế giới hoàn toàn mới lạ.
2. Làm quen với các bạn thực tập chung
Hãy làm quen với các bạn thực tập chung để tương trợ lẫn nhau trong công việc.
3. Thể hiện thái độ “kính trên nhường dưới” và một tinh thần sẵn lòng học hỏi
Hãy nở nụ cười thân thiện, tiếp nhận những lời nhắc nhở từ cấp trên và sau đó sửa chữa cũng như không phạm lỗi nữa. Đi thực tập chính là nơi chúng ta tìm ra những thiếu sót của mình và cải thiện nên mỗi khi bị nhắc nhở, hãy cảm thấy mình đã học thêm được một điều mới để bản thân hoàn thiện hơn nên đừng tỏ thái độ bực dọc, cho rằng mình bị khinh thường hay bị sai việc như người giúp việc rồi bỏ việc ngang chừng nhé.
4. “Muốn biết phải hỏi, muốn giỏi phải học”
Mình đã từng đi làm khá nhiều việc trước khi đi thực tập vì thế mình không ngại việc hỏi các anh chị và các bạn về những điều mình không biết. Tuy nhiên, mình thấy có rất nhiều bạn, kỳ thực tập cũng chính là lần đầu tiên bạn đi làm, do ít tiếp xúc với người khác nên các bạn khá nhút nhát, ngại hỏi và sợ thể hiện cái không biết của mình cho người khác thấy. Điều đó là hoàn toàn sai lầm, bạn là sinh viên chưa tốt nghiệp, bạn chưa từng có kinh nghiệm làm việc thì việc bạn không biết là hết sức bình thường, không ai chê cười cả. Vì thế đừng “giấu dốt”, cái gì không biết phải hỏi ngay, tránh trường hợp làm bừa rồi sai sót thì đó mới thật sự là điều không nên.
5. Làm tốt nhất có thể
Nhiều bạn sẽ có tư tưởng cho rằng mình chỉ cần hoàn thành nhiệm vụ được giao là sẽ được đánh giá cao. Tuy nhiên, bạn hãy xem mục đích bạn đi thực tập là gì, là để tích lũy kinh nghiệm và làm quen với môi trường làm việc thực tế chứ không phải là làm cho xong, làm cho có. Chính vì thế, khi đã làm xong việc được giao, bạn cũng có thể nhiệt tình giúp đỡ các bạn thực tập chung hay các chị Kế toán xem còn việc gì cần mình giúp đỡ không.
6. Làm việc đúng trách nhiệm và đúng pháp luật
Nghe có vẻ khá xa vời, tuy nhiên khi đã đi thực tập rồi thì bạn sẽ hiểu rằng bất cứ việc gì được tiến hành ở phòng kế toán đều được phải được tiến hành đúng quy định và pháp luật. Mình có thể đưa ra một vài ví dụ như chữ ký của Tổng Giám đốc, chủ Tài khoản ngân hàng phải là chữ ký chính chủ, cách đóng con dấu đỏ vào hóa đơn chứng từ, các chứng từ thanh toán quốc tế, báo cáo thuế, ủy nhiệm chi, séc ngân hàng… Đây là những thứ bạn cần lưu ý làm đúng quy trình khi là người đảm nhận công việc đó.
7. Đừng ngại làm những việc khó
“Ai cũng giành làm việc dễ, thì việc khó sẽ dành cho ai.”
Nói thật, thực tập sinh như chúng mình thì ai cũng ngại khó, làm việc dễ thì sẽ khó bị sai sót và khiển trách từ cấp trên hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ làm việc dễ đơn thuần như in ấn, đóng lỗ, nhập liệu… thì đến bao giờ bạn mới khá lên được. Hãy thử đương đầu với khó khăn, như hạch toán, đối chiếu sổ quỹ, thực hiện ủy nhiệm chi… xem sao. Chẳng phải bạn học kế toán là để đương đầu với các con số hay sao, vậy tại sao đến lúc phải đương đầu thì bạn lại sợ và không dám làm.
8. Rõ ràng về mọi thứ
Trong quá trình thực tập Kế toán, rất có thể bạn sẽ phải liên tục đi rút tiền, nộp tiền chuyển khoản, thực hiện ủy nhiệm chi của công ty nên điều cần thiết ở đây chính là phải giữ lại biên lai của ngân hàng một cách cẩn thận. Bên cạnh đó, có thể công ty bạn cần vận chuyển hàng hóa bởi bên trung gian như Grab, Kerry, Giao hàng hỏa tốc.. và bạn là người đảm nhận thì cũng nhớ xin lại hóa đơn của họ đấy.
9. Khi kết thúc kì thực tập thì bạn cần làm gì?
Đây là lúc bạn phải cảm ơn các anh chị đã hướng dẫn mình, bàn giao công việc đang dang dở và xin xác nhận từ Kế toán trưởng hoặc Trưởng đơn vị. Ở một vài công ty thì Trưởng đơn vị thường ít quan tâm đến Thực tập sinh như tụi mình vì thế nhờ Kế toán trưởng là giải pháp tốt nhất. Bên cạnh đó nếu bạn muốn viết báo cáo thực tập luôn thì phải xin chứng từ và số liệu của công ty một cách đầy đủ và chính xác. Còn nếu bạn chưa cần viết ngay khi kết thúc thì hãy giữ liên lạc với các anh chị trong công ty để khi cần có thể vào xin nha!
Hi vọng những chia sẻ của mình có thể giúp ích cho công việc thực tập của bạn trong thời gian sắp tới. Ở bài viết sau, mình sẽ chia sẻ cụ thể những việc mà một thực tập sinh Kế toán thực sự được làm ở công ty là gì với những bạn quan tâm. Chúc mọi người tìm được một công việc phù hợp và có thể áp dụng được hết những điều mình được học ở trường vào công việc thực tế của mình nhé!
“Thy và những câu chuyện nhỏ” #46
18/09/2019